委婉扣款需要采取一种既能够表达需求，又能减少对方不适感的方式。以下是一些建议：
明确沟通目的
在开始沟通之前，明确你的目的是希望对方能够理解并支付欠款，而不是引发冲突。
选择合适的沟通方式
根据对方的性格和习惯选择合适的沟通方式，如电话、邮件或即时通讯工具。无论哪种方式，都要注意言辞和语气的婉转。
适时提出支付请求
可以以一种友好的方式提醒对方，例如：“我们注意到您的款项还未支付，不知道您目前是否方便安排一下？”这样的表达方式既直接又委婉。
解释原因和提供解决方案
在提出支付请求时，可以解释一下原因，例如款项逾期支付给公司带来的运营压力，或者需要及时结清款项以便更好地服务客户。同时，可以提供一些解决方案，如分期付款的选项，以减轻对方的经济压力。
表达理解与耐心
在催款过程中，需要表达出对对方理解与耐心的态度，避免使用威胁或强硬的语言。
利用同理心建立情感连接
尝试从对方的角度出发，理解他们可能的疑虑或困难，通过邮件或电话以关心的口吻询问他们是否遇到了什么问题，导致款项未能及时支付。这样的沟通方式不仅能让对方感受到你的关心，还能为你后续的催款行为打下良好的基础。
制造紧迫感，但避免施压
适当地强调订单的紧迫性，例如告知对方如果款项未能及时支付，可能会影响到他们的订单处理速度或交货时间。但要注意的是，这种紧迫感应该是基于事实的合理提醒，而不是咄咄逼人的施压。
提供多种付款选择
为对方提供多种付款方式和分期付款等选项，以便他们更容易支付费用。讨论支付安排时，可以提到如何解决可能存在的经济困难或其他支付障碍。
感谢与理解
在提醒付款时，表达对他们的支持和合作的感激之情，理解他们的情况，并表示愿意协助和配合解决任何问题。
保持礼貌和耐心
无论如何，请始终保持礼貌、尊重和耐心，避免使用威胁、强硬或冲突的语言，以免加剧矛盾。
通过以上方法，你可以更加委婉地表达扣款的需求，同时减少对方的不适感和抵触情绪。